¿que se dice en la reunion de apertura de una auditoría?

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Enumere tres puntos que deberían considerarse en una reunión de apertura

Una reunión de apertura no es necesariamente un requisito de una auditoría interna, y si es uno de sus requisitos, supongo que puede hacer lo que quiera. Pero, por lo general, una reunión de apertura es un “encuentro” en el que todos se presentan y el “auditor principal” explica el alcance y el objetivo de la auditoría.

Una reunión de apertura no es necesariamente un requisito de una auditoría interna, y si es uno de sus requisitos, supongo que puede hacer lo que quiera. Pero, normalmente, una reunión de apertura es un “encuentro” en el que todos se presentan y el “auditor principal” explica el alcance y el objetivo de la auditoría.

Supongo que debemos suponer que la auditoría de la OP es una auditoría completa y no sólo una auditoría de procesos, pero en cualquier caso es necesario algún tipo de notificación antes de que comience la auditoría. Yo solía enviar notas informando a las áreas afectadas de los días en que debían esperar la auditoría. De este modo no era necesario celebrar una reunión de apertura.

Mientras los auditados sean conscientes de que se va a realizar una auditoría, no es necesario celebrar una reunión de apertura. Lo que usted denomina “apertura” podría ser tan simple como que un auditor se presente si no ha sido presentado a los auditados, pero, de nuevo, si la auditoría ha sido programada y se dan las notificaciones adecuadas (incluido el alcance de la auditoría), una reunión será una pérdida de tiempo en la mayoría de los casos.

Plantilla del orden del día de la reunión de apertura de la auditoría interna

Las reuniones iniciales de auditoría son como las primeras citas¿Qué tienen en común las auditorías y las primeras citas? A primera vista, ambas pueden ser angustiosas y francamente incómodas. Sin embargo, dependiendo de cómo se establezca el tono al principio de las presentaciones, puede influir en que usted y la otra parte pasen un rato agradable o uno incómodo y silencioso (piense en grillos de fondo). Las auditorías son revisiones independientes de los registros, procesos y procedimientos de una empresa para asegurarse de que ésta cumple con las mejores prácticas, normas y políticas. Actúan como un segundo par de ojos que pueden ayudar a la empresa a encontrar nuevas oportunidades de mejora. Cuando se va a llevar a cabo una auditoría, las reuniones de apertura desempeñan un papel esencial a la hora de establecer el tono (como en una primera cita) para la auditoría real. Así que vamos a hablar más sobre qué son las reuniones de apertura y cómo llevarlas a cabo.

Ejemplo de correo electrónico de invitación a la reunión de apertura de la auditoría

No tenemos un enfoque tan formal para nuestras auditorías internas. Notificamos, por correo electrónico, al propietario del departamento/proceso que necesitamos programar una auditoría interna y trabajamos con ellos para fijar una fecha y hora que funcione tanto para ellos como para nosotros. Les informamos de lo que vamos a examinar y de los procedimientos/documentos que vamos a revisar. Intentamos avisar a las áreas con al menos dos semanas de antelación. Unos días antes de la auditoría se lo recordamos y vemos si quieren designar a un POC distinto de ellos. Cuando llegamos a un área, siempre informamos al supervisor/gerente de que estamos allí y de que vamos a empezar la auditoría. Durante la auditoría -a veces volvemos varias veces, a veces se realiza en una sola visita- mantenemos al supervisor/gerente informado de todos los hallazgos y preocupaciones. Cuando terminamos, vamos a hablar con el responsable sobre los resultados antes de emitir el informe formal.

Según mi experiencia, cada persona lo hace de forma ligeramente diferente. Siempre me aseguro de señalar a los directivos que el objetivo es “documentar su conformidad” con las normas y no indagar de forma injustificada en las no conformidades. Asegúrese de que los auditados conozcan su programa (con quién piensa hablar y observar y cuándo), así como los aspectos específicos que examinará. También puede explicar lo que ocurre si encuentra No Conformidades u Observaciones de Mejora y cómo se espera que responda la dirección. Esto es especialmente útil cuando hay personas recién contratadas o que no han pasado antes por una auditoría.

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